Wil je factuurcontrole opzetten? Ga dan naar de sectie Factuurcontrole opzetten onderaan deze pagina.
Factuurcontrole helpt bij het beoordelen van ontvangen energiefacturen. Het systeem controleert automatisch of een factuur logisch is en aansluit bij de gegevens die al bekend zijn in MeterInsight.
Denk daarbij aan:
Het doel van de controle is eenvoudig:
Wanneer een factuur binnenkomt, worden automatisch een aantal controles uitgevoerd.
Het systeem kijkt onder andere:
Daarna krijgt de factuur een uitkomst.
Een factuur kan verschillende statussen hebben. Hieronder staan de statussen zoals gebruikers ze in de applicatie kunnen tegenkomen.
| Status | Betekenis |
|---|---|
Nieuw |
De factuur is ontvangen, maar nog niet inhoudelijk verwerkt. |
In de wachtrij |
De factuur wacht nog op verwerking. |
Goedgekeurd |
De factuur is automatisch gecontroleerd en goed bevonden. De factuur is logisch volgens de beschikbare gegevens en kan verder verwerkt worden. |
Handmatige controle nodig |
De controle is uitgevoerd, maar de factuur kan niet automatisch goedgekeurd worden. De factuur zal dus handmatig beoordeeld moeten worden. |
Handmatig goedgekeurd |
De factuur is niet automatisch goedgekeurd, maar is na beoordeling alsnog akkoord bevonden. |
Handmatig afgekeurd |
De factuur is beoordeeld en bewust afgekeurd. |
Dubbele factuur |
Er is meer dan één factuur met hetzelfde factuurnummer ontvangen. Alle exemplaren tonen deze status totdat de dubbeling is opgelost door de overbodige exemplaren te verwijderen. Zie Dubbele facturen. |
Mislukt |
De controle is technisch niet goed afgerond. Er is waarschijnlijk een technische fout opgetreden. Neem contact op met onze support (support@meterinsight.com) |
Het systeem kijkt of essentiële gegevens aanwezig zijn, zoals:
Als deze basis ontbreekt, kan een factuur niet goed beoordeeld worden.
Het systeem controleert of het adres op de factuur past bij de aansluiting waarvoor de factuur bedoeld is.
Als het adres niet overeenkomt, kan dat betekenen dat:
Het systeem kijkt of de onderdelen van de factuur logisch zijn opgebouwd.
Bijvoorbeeld:
Het systeem vergelijkt bedragen op de factuur met wat verwacht wordt op basis van de beschikbare gegevens.
Daarbij kijkt het onder andere naar:
Kleine afrondingsverschillen zijn toegestaan, maar grotere afwijkingen niet.
Bij bepaalde facturen controleert het systeem ook of bedragen misschien al eerder gefactureerd zijn.
Dat helpt om dubbeltellingen of onjuiste correcties te signaleren.
Bij een creditnota controleert het systeem of deze past bij de oorspronkelijke factuur.
Bijvoorbeeld:
Als je factuurreferenties hebt ingericht, controleert het systeem ook of de referenties op de factuur kloppen:
Deze controle staat alleen aan voor aansluitingen waarvoor een kostenplaats is ingesteld én zolang er factuurreferenties zijn ingevuld. Is dat niet het geval, dan wordt deze controle overgeslagen en verandert er niets aan de bestaande controles.
De factuurreferenties beheer je via de knop Factuurreferenties op de facturenpagina. Daar kun je regels toevoegen, wijzigen en verwijderen, en ook exporteren naar en importeren vanuit Excel. De kostenplaats stel je in op een niveau van de organisatiestructuur (bijvoorbeeld organisatie, locatie of gebouw); onderliggende niveaus erven de waarde automatisch, en een waarde op een lager niveau gaat vóór.
Het systeem controleert of het factuurnummer al eerder is ontvangen binnen jouw omgeving. Is dat zo, dan worden alle exemplaren gemarkeerd als Dubbele factuur. Zie Dubbele facturen voor hoe je dit oplost.
De meest voorkomende oorzaken zijn:
Een afgekeurde factuur betekent niet automatisch dat de leverancier fout zit. Het ligt soms ook aan onjuiste kosten of een verkeerd geconfigureerde aansluitingconfiguratie in MeterInsight.
Kijk welke foutmelding of foutcode bij de factuur staat. Daarmee wordt meestal al duidelijk in welke richting je moet zoeken.
Controleer in ieder geval:
Als de bronfactuur zelf onjuist is, moet de leverancier of bronapplicatie dit corrigeren.
Als de factuur logisch lijkt, controleer dan of de bekende gegevens volledig en actueel zijn.
Denk aan de volgende meter-gegevens:
Na correctie van gegevens kan het nodig zijn om de factuur opnieuw te laten verwerken. Hiervoor kun je op de factuur-pagina op de knop 'Kosten opnieuw vergelijken' klikken. De factuur zal dan in de wachtrij worden geplaatst voor een nieuwe validatie.
Dat kan bijvoorbeeld nodig zijn als een contract is aangepast of de meetdata gecorrigeerd is.
Soms is een afwijking bekend en acceptabel, ook al keurt het systeem de factuur niet automatisch goed.
Gebruik handmatige goedkeuring alleen als:
Hieronder staan veelvoorkomende foutmeldingen. Bij elke foutmelding staat wat je zelf kunt controleren en welke partij kan helpen. Bij twijfel kun je altijd contact opnemen met onze support.
| Foutmelding | Wat moet ik doen? | Wie kan helpen? |
|---|---|---|
| EAN ontbreekt op de factuur | Controleer of de EAN op de factuur staat en zoek deze eventueel op in eigen administratie. | Leverancier |
| Periode niet gespecificeerd op de factuur | Controleer begin- en einddatum van de factuur. | Leverancier |
| Geen meetdata gevonden | Controleer of er meetdata zichtbaar is in MeterInsight. | Meetbedrijf |
| Er is geen calorische correctie gevonden voor deze meter | Controleer op mijnenergiedata.nl of de calorische correctie beschikbaar is. | Netbeheerder |
| Adres komt niet overeen | Controleer adres op de factuur en vergelijk met MeterInsight. | Leverancier |
| Factuurregel ontbreekt | Controleer of de contracten en de aansluitconfiguratie goed ingesteld staan. | Leverancier |
| Controleregel ontbreekt | Controleer of de contracten en de aansluitconfiguratie goed ingesteld staan. | Support van MeterInsight |
| Onbekende factuurregels | Controleer of de contracten en de aansluitconfiguratie goed ingesteld staan. | Leverancier |
| Factuurregel komt niet overeen met door ons berekende bedrag | Controleer of de contracten en de aansluitconfiguratie goed ingesteld staan. | Leverancier |
| Factuurregels leverancier komen niet overeen | Controleer of de contracten goed ingesteld staat. | Leverancier |
| Factuurregels netbeheerder komen niet overeen | Controleer of de aansluitconfiguratie goed ingesteld staat. | Netbeheerder |
| Energiebelasting komt niet overeen | Controleer de belastingtarieven en het verbruik. | Leverancier |
| Het door ons berekende totaalbedrag van de meter komt niet overeen met het totaalbedrag op de factuur | Controleer of alle regels per aansluiting correct zijn opgeteld. | Leverancier |
| Het door ons berekende totaalbedrag komt niet overeen met het totaalbedrag op de factuur | Controleer het totaaltelbedrag van de factuur. | Leverancier |
| Reeds betaalde factuurregels komen niet overeen met door ons berekende bedrag | Controleer eerdere facturen en eventuele correcties. | Leverancier |
| Geen bijbehorende factuur voor creditnota gevonden | Controleer of de originele factuur beschikbaar is in MeterInsight. | Leverancier |
| Het bedrag van de creditnota komt niet overeen met de originele factuur | Vergelijk de creditnota met de oorspronkelijke factuur. | Leverancier |
| Kostenplaats komt niet overeen | Controleer of de kostenplaats op de factuur gelijk is aan de kostenplaats die is ingesteld op de organisatiestructuur van de aansluiting. Ontbreekt de kostenplaats op de factuur, vraag de leverancier deze mee te sturen. | Leverancier |
| Inkoopordernummer komt niet overeen | Controleer of er een factuurreferentie bestaat met dit inkoopordernummer, en of die regel past bij de leverancier, het product en de factuurperiode (let ook op de start-, eind- en afsluitdatum van de regel). | Eigen beheer / Leverancier |
De kosten worden berekend op basis van de meetdata, de contracten en de aansluitconfiguratie. Wanneer de factuurbedragen niet overeenkomen met de door ons berekende bedragen kun je daarom het beste het volgende controleren:
ContractenWanneer een factuur binnenkomt met een factuurnummer dat al bestaat in jouw omgeving, worden alle exemplaren met dat nummer gemarkeerd als Dubbele factuur — ook het exemplaar dat al eerder was goedgekeurd. Zo valt direct op dat er iets dubbel is aangeleverd.
Zolang een factuur als dubbel gemarkeerd is:
De oorspronkelijke status van de factuur gaat daarbij niet verloren: die wordt alleen tijdelijk verborgen.
Zo los je een dubbeling op:
Dubbele factuur.Goedgekeurd of Handmatig goedgekeurd), dan wordt die weer zichtbaar — opnieuw beoordelen is niet nodigStandaard gebeurt er niets na het goedkeuren van een factuur. Als je een bevestigingsmail wil ontvangen na een goedgekeurde factuur, dan kun je deze op de organisatie, de locatie of het gebouw instellen. Ga hiervoor naar bijvoorbeeld de organisatie en vul onder het kopje 'Factuurvalidatie configuratie' de ontvanger voor de gevalideerde facturen in. De ontvangen zal een mail ontvangen van alle goedgekeurde facturen voor deze organisatie.
Als je graag een andere afhandeling wil na het goedkeuren van eeen factuur (bijvoorbeeld het vrijgeven van de factuur in een financieel systeem), dan kun je contract opnemen met onze support.
Factuurcontrole is bedoeld om afwijkende energiefacturen op tijd te signaleren.
Voor de administratie is het belangrijkste onderscheid:
Goedgekeurd: de factuur kan doorHandmatige controle nodig: er is inhoudelijk iets te beoordelenMislukt: de verwerking is technisch misgegaanIn de meeste gevallen is de juiste aanpak:
Om de factuurcontrolemodule op te starten, doorloop je onderstaande stappen. Voor iedere energieleverancier, meetbedrijf of netbeheerder regel je dit eenmalig. Daarna verloopt de factuurcontrole grotendeels automatisch.
Selecteer voor welke organisatie, locaties, gebouwen en meters je factuurcontrole wilt gebruiken.
Belangrijk om te weten: na de pilotperiode rekenen we kosten voor alle EAN's die voorkomen op binnenkomende facturen. Het is daarom goed om vooraf bewust te kiezen welke aansluitingen je meeneemt.
Neem contact op met energieleveranciers, netbeheerders en meetbedrijven en vraag hen om efacturen aan te leveren via het Peppol-netwerk. Dit kan via ons KVK-nummer of GLN.
Let op: sommige leveranciers hebben specifieke eisen.
Bij Greenchoice moet bijvoorbeeld het GLN worden gebruikt. In hun systeem kan het KVK-nummer niet afwijken van het KVK-nummer van de onderneming waar de facturen naartoe worden gestuurd.
Wil je dit proces versnellen? Neem gerust contact op met onze support. Wij kunnen je helpen met de juiste contactpersonen bij leveranciers.
Zorg ervoor dat voor alle EAN's die op de efacturen staan, de aansluitconfiguraties volledig zijn ingevuld onder Meter wijzigingen.
Voeg de contracten toe voor de geselecteerde meters.
Zodra de eerste efactuur binnenkomt, start het automatische controleproces automatisch. Hier hoef je verder niets voor te doen.
Geef eventueel een e-mailadres of systeem door waar goedgekeurde facturen automatisch naartoe gestuurd mogen worden.
Wil je dat facturen ook gecontroleerd worden op kostenplaats en inkoopordernummer? Stel dan de kostenplaats in op de organisatiestructuur en vul de factuurreferenties in via de knop Factuurreferenties op de facturenpagina. Zolang je dit niet doet, blijft deze controle uit.
Plan een terugkerend moment om afgekeurde facturen te beoordelen.